Melyik vállalkozásoknak kötelező visszaélés-bejelentési rendszert működtetni?

Sok kis- és középvállalkozás számára még mindig ismeretlen terület a visszaélés-bejelentési rendszer működtetése. Pedig a jogszabály szerint bizonyos cégeknél nem választható el a biztonságos és átlátható működés a bejelentési csatorna meglététől. Egyetlen mulasztás is komoly bírságot és reputációs veszteséget vonhat maga után. Érdemes tehát előre felkészülni, és biztosítani, hogy a dolgozók és partnerek biztonságosan jelezhessék a visszaéléseket.

Mi az a visszaélés-bejelentési rendszer?

A rendszer kialakításának célja, hogy a vállalatnál észlelt jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekmény, mulasztás, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információ a bejelentésnek köszönhetően kivizsgálásra kerüljön. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy bármely munkavállaló, ex-munkavállaló, gyakornok, részvényes, vagy a cég bármely szerződéses partnere bejelentést tehet egy észlelt visszaélésről.

Milyen visszaélések jelenthetők?

A jelenthető visszaélések listája végtelen, néhány fiktív gyakorlati példát gyűjtöttünk össze az egyes visszaéléstípusokhoz:

• pénzügyi visszaélések, például az egyik munkatárs hamis számlákat állít ki
• korrupciós visszaélések, például a nagyértékű beszerzést személyes ajándékokért cserébe ítéli oda a munkatárs az egyik cégnek
• munkahelyi visszaélések, például túlóradíj elkönyvelése tényleges túlórázás nélkül
• adatvédelmi visszaélések, például ügyféladatok jogosulatlan átadása harmadik feleknek
• környezetvédelmi visszaélések: hulladékkezelés szabályait szándékosan sérti meg az egyik munkatárs

A bejelentő a bejelentést írásban (általában egy erre szolgáló e-mail címen) vagy szóban teheti meg. A szóbeli bejelentést telefonon, más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy személyesen lehet megtenni.

Mely vállalkozásoknak kötelező működtetni a rendszert?

A panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény 18. §-a szerint az alábbi foglalkoztatóknak kötelező a rendszer működtetése:

1. legalább 50 személyt foglalkoztató vállalkozások
2. ha nincs 50 foglalkoztatott, de a vállalkozás speciális tevékenységet folytat (a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény 1. § (1) és (1a) bekezdése hatálya alá tartozik), például a hitelintézetek, pénzügyi szolgáltatók, ingatlanközvetítők, könyvelők, adótanácsadók, ügyvédi irodák és közjegyzők, illetve minden olyan árukereskedő, amely hárommillió forintot elérő vagy meghaladó összegű készpénzfizetést fogadnak el,
3. szintén foglalkoztatott létszámtól függetlenül a polgári légi közlekedésben tevékenykedők, úszólétesítmények üzemeltetői, illetve európai közösségi finanszírozás üzleti szolgáltatók.

Cégen belül vagy cégen kívül kell kivizsgálni a bejelentéseket?

Mindkét megoldás megfelelő lehet. Ha cégen belül kerül működtetésre a rendszer, az erre kijelölt személy vagy szervezeti egység (általában compliance, HR) pártatlanságát biztosítani kell bejelentővédelmi rmegbízotti feladatkörük tekintetében. Ha cég házon kívül vizsgáltatná ki a bejelentett visszaéléseket, megbízhat erre bejelentővédelmi ügyvédet, illetve más külső szervezetet.

Milyen kötelezettséget jelent, ha cégen belül működtetjük a rendszert?

A belső visszaélés-bejelentési rendszer kialakítása több feladatot ró a vállalatokra. Először is ki kell nevezniük a bejelentővédelmi megbízottat, továbbá meg kell határozniuk a bejelentési rendszer működésének szabályait. Emellett a GDPR-nak megfelelően biztosítaniuk kell a bejelentési folyamat során kezelt személyes adatok védelmét, és ennek érdekében frissíteniük kell meglévő tájékoztatóikat és szabályzataikat.

Konkrét bejelentés érkezése esetén 7 napon belül visszaigazolást kell küldeni a bejelentőnek, 30 napon belül pedig ki kell vizsgálni a bejelentett visszaélést.

Milyen eredménye lehet a vizsgálatnak?

A bejelentés kivizsgálása során értékelésre kerül a bejelentésben foglalt körülmények helytállósága, és a vállalkozás megteszi azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a visszaélés orvoslására. Ha a bejelentésben foglalt magatartás miatt a vizsgálat alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, feljelentés tehető. Ha a bejelentésben foglalt magatartás a vizsgálat alapján nem bűncselekmény, de sérti a vállalkozás által meghatározott magatartási szabályokat, a munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazható (például bónuszmegvonás), vagy előírhatók kötelezettségek (például oktatás).

Kötelező-e a rendszer honlapon való közzététele?

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetőjének információt kell nyújtania a belső visszaélés-bejelentési rendszerére vonatkozó szabályokról minden bejelentés megtételére jogosult részére. E kötelezettséget a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője teljesítheti számos megoldással, például a honlapon történő elhelyezéssel, e-mail küldésével stb. Nem kötelező tehát a honlapon való közzététel, de ajánlott, hiszen ennek hiányában valamennyi munkatárs, illetve szerződéses partner esetében külön figyelni kell arra, hogy megkapják a szükséges tájékoztatást.

Milyen adatokat kell megadnia a bejelentőnek?

A bejelentés megtételekor meg kell adni a bejelentő nevét és lakcímét, valamint nyilatkozni arról, hogy a bejelentést jóhiszeműen, a rendelkezésre álló vagy valósnak feltételezett információk alapján teszi. Rosszhiszemű bejelentés esetén a vállalkozás akár polgári jogi vagy munkajogi igényt érvényesíthet a bejelentővel szemben, illetve feljelentést tehet. A bejelentő személy kérheti azt is, hogy névtelen maradjon. Meg kell adnia azonban azokat az információkat, amelyek lehetővé teszik az kommunikációt (“anonimizált” vagy “személytelen” e-mail cím). A bejelentés kivizsgálása viszont mellőzhető, ha a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette.

Milyen következménye lehet annak, ha a vállalkozás nem működteti a rendszert, pedig kötelező lenne?

A jogszabálynak való megfelelést a foglalkoztatás-felügyeleti hatóság ellenőrzi, és jogsértés esetén szankcionálhat, így például kötelezheti a vállalkozást a rendszer kialakítására. Amennyiben az adatkezeléssel kapcsolatos jogszerűtlenség bizonyosodik be, adatvédelmi bírság is kiszabható. A visszaélés-bejelentések megtételének akadályozása (például azzal, ha a vállalkozás nem vizsgál ki határidőben egy bejelentést, vagy a bejelentőt „megbünteti”) szabálysértési felelősséget is jelent. A bejelentő üldözése szabálysértés 200.000 Ft-ig terjedő pénzbírsággal szankcionálható.